TIMETOACT automatisiert den Rechnungsfreigabeprozess bei ISS und sorgt damit für Kostenoptimierung

Schnelle Durchlaufzeiten und nahezu 100-prozentige Skontoausschöpfung durch neue IT-Lösung in der Buchhaltung.

Wien (OTS) – Die ISS ist ein Komplettanbieter für Services rund um Büro- und Industriegebäude sowie Flughäfen und Gesundheitseinrichtungen. Die vielfältigen Tätigkeiten in diesen Bereichen führen zu über 4000 Teil- und Gesamtrechnungen im Monat, die im Rahmen der Rechnungseingangsbearbeitung den einzelnen Bestellungen zugeordnet und freigegeben werden müssen. Dieser Prozess war bei der ISS nicht nur sehr komplex, sondern vor allem sehr langwierig, da die Bearbeitung vorwiegend manuell erfolgte. Es wurde daher eine Lösung benötigt, die die Rechnungseingangsbearbeitung durch automatisierte Workflows vereinfacht und beschleunigt. Als Partner für die Umsetzung entschied sich ISS für die TIMETOACT GROUP Österreich.

Die Kernanforderung im Projekt bestand in der Integration einer neuen Lösung als Schnittstelle zwischen dem bestehenden Bestellsystem und dem Buchhaltungssystem. Nur mit einer vollumfänglich integrierten Lösung kann eine möglichst hohe Dunkelverarbeitungsrate erzielt werden, in der eingehende Rechnungen automatisch mit den Bestelldaten abgeglichen und freigegeben werden. Das schließt auch Rechnungen mit ein, die nicht 1:1 mit einer Bestellung übereinstimmen. So soll bei der Kontierung und Freigabe von Rechnungen nicht nur die Buchhaltung bei ihren täglichen Aufgaben entlastet, sondern auch schnellere Durchlaufzeit erzielt werden. Als weitere Anforderung an die Lösung sollte diese in der Lage sein, eine Übersicht der aktuellen Cashflows abzubilden.

“Wie jedes andere Unternehmen möchten auch wir unsere Transaktionskosten senken. Daher war es uns sehr wichtig, mit der neuen Lösung eine annähernd 100-prozentige Ausschöpfung der Skonto-Sätze zu erreichen, um Kosten zu sparen und unsere Mitarbeiter zu entlasten.”, so Mag. Bernd Götzendorfer, Head of Supply Chain & Procurement bei ISS.

Die TIMETOACT beriet die ISS bei der Anforderungsanalyse, der Konzeptionierung bis hin zur technischen Umsetzung. Auch kurzfristig aufgekommene zusätzliche Anforderungen wurden agil berücksichtigt. Weitere Projektschritte sahen eine umfassende Cashflow-Analyse bzw. ein detailliertes Reporting für die KPI-Darstellung vor.

Die Realisierung erfolgte größtenteils aufgrund von COVID-19 remote und die Leitung übernahm die TIMETOACT GROUP Österreich. Über einen VPN-Zugang wurde das Entwicklungs- und Produktivsystem direkt auf der Infrastruktur des Kunden umgesetzt. So konnte das Projekt ohne persönlichen Kundenkontakt, aber in enger Zusammenarbeit mit der ISS problemlos durchgeführt werden.

In einem agilen Projektmanagement auf Basis von Scrum erfolgten regelmäßige Sprints für gegenseitiges Feedback und Kontrolle des Projektes. Zu Verzögerungen kam es nur vereinzelt und vorwiegend aufgrund von COVID-19.

“Nicht nur die Entscheidung für die Lösung war richtig, sondern vor allem die Entscheidung für die TIMETOACT GROUP. Besonders die Unterstützung bei der Neugestaltung unseres Geschäftsprozesses hätte nicht besser laufen können.”

Ein halbes Jahr nach Projektstart fand im Juni 2021 der GoLive statt und bereits nach einem Monat konnten schon 11 Prozent der Rechnungen dunkelverarbeitet werden. Werden die Potenziale der monatlichen Skonti ausgeschöpft, so ist die ISS bereits innerhalb des ersten Jahres nach Projektabschluss in der Lage, ihre Kosten für die Umsetzung des Produktivsystems wieder auszugleichen.

Über die TIMETOACT GROUP Österreich:

Die TIMETOACT GROUP Österreich – gegründet im März 2015 – bietet Beratungsleistungen und IT-Lösungen auf Software-Basis von Atlassian, Microsoft, IBM, Red Hat und diversen anderen (offenen) Standards an. Das Unternehmen gehört zur TIMETOACT GROUP, in der acht IT-Unternehmen eine starke Einheit bilden und in mehreren Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz über 700 Mitarbeiter verfügt. Unsere Kunden sind innovative Unternehmen aus dem gehobenen Mittelstand und internationale Konzerne.

Rückfragen & Kontakt:

David Szarvas
Marketing & Sales
TIMETOACT GROUP Österreich GmbH
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